Metodología de Gobierno del Tiempo y Gestión de la Productividad TSG4®
«Yo he perdido mucho tiempo intentando gestionarlo. El tiempo hay que gobernarlo.»
Javier Peris, autor de TSG4®
En más de veinticinco años acompañando a organizaciones en la implantación de metodologías he visto a profesionales muy capaces terminar la semana agotados, con la agenda llena de reuniones que habían convocado otros y su propio trabajo sin empezar. No les faltaba tiempo ni voluntad: les faltaba gobernarlo. Creé TSG4® para eso, para que cada hora tenga decidido su propósito antes de que empiece la semana y para que ese propósito resista cuando llegan las urgencias.
El problema
La falsa ocupación
El síntoma es conocido: actividad constante durante todo el día y, al final de la semana, lo importante aplazado una vez más. Lo llamo falsa ocupación, porque esa actividad no se traduce en resultados. La alimentan cortes pequeños y continuos, una consulta, un aviso, una reunión que aparece sin anunciarse, y cada uno saca a la persona de lo que estaba haciendo y le cuesta el foco.
Suele atribuirse a que no hay tiempo para organizarse. Mi experiencia dice lo contrario: el tiempo no alcanza precisamente porque nadie lo ha organizado.
Los tres arquetipos del caos
El Bombero Heroico
Vive de apagar incendios. Cada urgencia le da la razón y ninguna le deja tiempo para lo que evitaría la siguiente.
La Malabarista de la Multitarea
Lo lleva todo a la vez y nada a fondo. Cada cambio de tarea le cuesta foco que no recupera.
El Burócrata del Correo
Contesta todo, y pronto. Al final del día la bandeja está vacía y su trabajo, sin empezar.
Cómo funciona
Cada problema tiene su pieza en el método
Reuniones en cualquier hueco
TSG4® numera las horas de la semana igual para toda la organización. Cuando dos personas necesitan verse, el número del slot ya indica cuándo, y la reunión deja de ser una negociación de agendas.
Lo importante, sin su momento
Cada profesional trabaja con un plano semanal fijo, el WoW, que funciona como el horario de un colegio: cada hora tiene su asignatura, y lo importante no espera a que sobre tiempo porque ya tiene el suyo.
Interrupciones constantes
Cada persona decide de antemano quién puede interrumpirla sin pedir permiso, sus Siete Fantásticos. A los demás no se les niega la atención: se les da un momento.
Una semana que se escapa
La adherencia muestra cada semana qué ha ocurrido con el tiempo previsto y cuánto trabajo propio se ha quedado sin hacer por atender urgencias ajenas. La impresión se convierte en un dato.
Compromisos que no caben
Antes de aceptar un encargo se sabe cuántas horas exige y cuántas quedan libres, de modo que lo que no cabe se ve antes de comprometerlo y no cuando ya se ha incumplido.
Niveles de Certificación
De la semana de la persona a la de la organización
Yellow Belt
Enseña a calcular el tiempo realmente disponible, a construir la propia semana y a defenderla. Es el núcleo del método y el paso obligado hacia todo lo demás.
Green Belt
Cuando la semana propia ya funciona, el obstáculo pasa a ser el equipo, con reuniones sin objetivo y encargos que llegan sin mirar la capacidad. El Green Belt lleva el método al equipo completo.
Black Belt
Forma a quien implanta TSG4® en toda la organización y da a cada norma, marco y metodología que ya utiliza el tiempo que necesita para funcionar.
Respaldo normativo
Una metodología respaldada por un estándar UNE
Buena parte de lo que propone TSG4® está recogido en el estándar UNE 71404, el modelo de referencia español para la productividad profesional. Soy coautor de ese estándar y presido el comité de UNE que lo aprobó, y el propio estándar cita TSG4® entre los sistemas de productividad de referencia.
El autor
Por qué creé TSG4®
He visto repetirse el mismo final en muchas implantaciones: el método era bueno, pero las personas no tenían tiempo material para cambiar sus hábitos. TSG4® nació para resolver ese problema. Hoy es una metodología con sus libros, sus cursos y su certificación, y sigo escribiendo cada uno de sus libros.
Primeros pasos
Por dónde empezar
Para conocer el método
El libro White Belt es la puerta de entrada a la metodología.
Para dominarlo y certificarse
El Yellow Belt se imparte en todos los centros de la red, con el mismo libro y el mismo examen.